Foire aux questions

Extrn

Marchés publics

Commercialisation



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Quelles sont les avantages de travailler avec Extrn ?

Extrn offre plusieurs avantages sur le plan de la recherche d'appels d'offres publics :

  • Ayant une très bonne connaissance du secteur public, Extrn effectue une recherche personnalisée sur plus de 250 sites différents
  • Extrn vous envoie chaque matin, dans un courriel, les nouveaux appels d'offres provenant de tous les sites surveillés qui pourraient vous intéresser personnellement
  • Plus l'information vous parvient rapidement, plus vous avez de temps pour préparer votre soumission
  • Extrn vous offre également des services de consultation afin de mieux préparer vos soumissions
  • Extrn vous offre sa fidélité, ce qui implique que vous n'avez pas à vous soucier d'engager et de réengager du personnel pour s'occuper de la recherche d'appels d'offres publics

Etes-vous un concurrent de Merx/Séao?

Non, nous ne somme pas un concurrent de Merx et Séao, nous cherchons simplement entre autres dans ces sites (plus de 250 sites surveillés) pour renvoyer à nos membres uniquement les nouveaux appels d'offres qui les concernent, dans un courriel matinal.

Si Merx m'envoie déjà des appels d'offres, en quoi Antenne est utile? Ou même meilleur?

Pour consulter les offres au fédéral, il faut aller sur Merx. Au provincial (Québec) c'est Séao qu'il faut consulter. Il y en a pour chaque gouvernement provincial, et il en existe pour de nombreux autres types d'acheteurs publics.

Avec Antenne, pas besoin d'aller chercher partout, on regroupe tout ça dans un seul courriel matinal, simple, rapide et efficace. Avec ce courriel, vous avez fait le tour. De plus, on aide avec les questions que vous auriez du type : qui sont les anciens gagnants, qui sont les autres soumissionnaires, etc.

Quel est votre service de consultation ?

Service de consultation :

  • Révision par notre spécialiste de votre système de soumission
  • Regarder vos projets antérieurs, vos ressources, votre équipe (CV), vos capacités de production, votre côté environnemental. Mettre sur pied des documents pour économiser votre temps pour les prochaines soumissions
  • Conseil sur l'équipe de soumission et les façons de faire pour augmenter votre moyenne de soumissions gagnées par rapport à toutes celles que vous soumissionnez

Marchés publics

Quelques définitions concernant les appels d'offres publics :

L'appel d'offres (AO)
Généralement quand le prix est le facteur critique ; la sélection est faite sous la base du prix. Tout le monde est évalué sur le même critère. (RFQ - Request for Quotation)
La demande de proposition (DDP)
La sélection est basée sur de multiples caractéristiques (prix, caractéristiques physiques, lieu de livraison, qualité, etc.). (RFP - Request for Proposal)
La demande de renseignements (DR) ou la lettre d'intérêt (LI)
Utilisée lorsque des renseignements et des commentaires détaillés sont exigés des fournisseurs. Il se pourrait que ces demandes décrivent un besoin éventuel et demandent aux fournisseurs de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée.
Il n'y a pas de contrat offert à la suite d'une telle demande. Par contre, en ayant participé vous êtes ainsi au courant concernant l'appel d'offre qui suivra éventuellement. C'est un bon moyen d'influencer l'appel d'offres. (RFI - Request for Information or LI - Letter of Interest)
La demande d'offres à commandes (DOC)
Vise à mettre en place une offre à commandes avec un ou plusieurs fournisseurs. Par la suite, les ministères peuvent commander directement chez les fournisseurs, détenant une offre à commande, au fur et à mesure de leurs besoins. (RFSO - Request for Standing Offer)
La demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA)
Vise à mettre en place une liste de compagnies pré autorisées qui répondent à des qualifications précises. Par la suite, les ministères peuvent procéder à des appels d'offres entre les compagnies détenant un arrangement en matière d'approvisionnement. (RFSA - Request for Supply Arrangements)

De qui parle-t-on lorsqu'on aborde les « Marchés publics » ?

Lorsqu'il est question des appels d'offres publics, on parle souvent de « contrats gouvernementaux » en pensant que ceci ne fait référence qu'au gouvernement fédéral. Toutefois, les marchés publics sont beaucoup plus vastes, ils désignent l'ensemble des transactions entre un organisme public ou parapublic et un fournisseur privé. Par organisme public ou parapublic, on fait référence à tout ministère, organisme, régie, office, municipalité, écoles, hôpital - CLSC, société d'État, société de la Couronne ou autre. De plus, par fournisseur privé, on fait référence autant au travailleur autonome, à la PME, ou à l'entreprise.

Sur les marchés publics, on retrouve un ensemble d'appels d'offres concernant l'approvisionnement de biens ou produits (textile, papeterie, outils, meubles, logiciels, véhicules, produits spécialisés, etc.), de services professionnels (architecture, nettoyage, génie, imprimerie, gestion, etc.), de construction (bâtiment, routes, ponts, démolition, etc.) ou de services auxiliaires (agences de sécurité, marketing, agences de voyages, etc.)

Pour connaître qui sont vos clients potentiels, visitez notre blog sur les marchés publics !

Y a-t-il un endroit unique où l'on peut trouver tous les appels d'offres?

La réponse est non. Les contrats au fédéral sont sur MERX tandis que ceux au provincial ont tous leur propre site internet. De plus, il existe de nombreux autres sites internet pour les municipalités, société de transport, organisme gouvernemental, etc.

Dans quelle langue devrais-je soumissionner ?

Au gouvernement fédéral la loi sur les langues officielles vous permet de soumissionner pour un appel d'offre dans la langue de votre choix. Par contre, lorsque nous avons affaire à un groupe d'évaluateurs, ce qui est le cas pour les appels d'offres publics, il est toujours à votre avantage que le plus grand nombre d'évaluateurs vous comprenne. Ce pourquoi il est toujours préférable d'écrire dans la langue de la région visée, en autant que vous êtes capable de vous exprimer correctement pour bien véhiculer les informations de votre entreprise. Par exemple, pour une soumission faite à Ottawa, on privilégie fortement l'anglais.

Quels sont les trucs afin de bien répondre à un appel d'offre ?

  1. Premièrement, transférer le document pdf en format word. Ensuite, garder toutes les questions auxquelles vous devez répondre et effacer le reste. Puis, répondre à chacune d'entres elles en gardant la même numérotation afin que l'évaluateur puisse faire le lien entre votre réponse et l'appel d'offre.
  2. Référer aux pages en annexes où vous pouvez y mettre tous documents demandés, certificats, etc.
  3. Ne pas utiliser le conditionnel. Si vous l'avez, énoncer clairement que vous l'avez, et non que «vous pourriez l'avoir si vous obtenez le contrat». Le langage et le ton utilisé influence les évaluateurs et leurs donnes confiance en votre entreprise lors de la lecture.
  4. Lorsqu'on présente une soumission, il faut être conscient que l'évaluateur a plusieurs documents à lire. Favoriser la simplicité et la clarté. Penser au type d'écriture, à la grosseur de la police, au format du texte, etc. Il est mieux d'utiliser des énumérations (Point Form), des diagrammes et des tableaux, rendant ainsi la présentation à la fois plus attrayante et mettant également en évidence l'information importante.

Besoin de plus d'aide? N'hésitez pas à faire appel à nos services de consultation.

Est-ce qu'une petite entreprise peut se permettre de soumissionner et de compétitionner avec les plus grandes entreprises?

La réponse est oui. L'obtention d'un contrat dépend de plusieurs facteurs, et autant les petites que les grandes entreprises peuvent dénicher tout type de contrat. Les facteurs principaux sont les qualifications de l'entreprise et le prix demandé. Si votre entreprise est en mesure de combler les besoins décrits dans l'appel d'offre, alors allez-y et soumissionnez.

Comment se fait-il que les mêmes soumissionnaires gagnent presque tout le temps?

On peut en effet avoir l'impression que c'est ce qui arrive. Mais c'est souvent dû au fait que ce sont les mêmes qui soumissionnent, et que les concurrents ne changent pas leur méthode de soumission. Il suffit d'être un peu plus agressif dans son approche et les résultats pourraient arriver plus vite qu'espérés.

Est-ce que les contrats sont gagnés d'avance?

D'entrée de jeu, il ne faut pas avoir peur de soumissionner, même lorsqu'on pense que c'est déjà gagné d'avance pour une autre entreprise. Si vous avez une bonne proposition, les probabilités sont toujours bonnes. Même s'il peut arriver qu'il semble y avoir une préférence pour une entreprise en particulier, il y a des systèmes mis en place qui contrent ce genre de méthode. En effet, pour décerner un contrat à une entreprise, on a besoin de justifications (prix, caractéristiques du produit/service, capacité de production, etc.). Il est aussi possible de déposer une plainte si l'on perçoit qu'il y a eu favoritisme dans l'attribution du contrat.

Pourquoi arrive-t-il que le montant spécifié dans l'offre à commande ne soit pas respecté ?

Ce sont des valeurs estimatives au fur et à mesure des besoins. Bien entendu, cela peut causer des problèmes lorsque le prix soumissionné est en fonction de la quantité demandée (les coûts fixes rentrant en ligne de compte). Il est possible que plusieurs facteurs influencent les besoins estimés. À moins que vous puissiez prouver que l'évaluation des besoins était de mauvaise foi, vous devez vous rappeler qu'une offre à commandes n'est pas un contrat et n'offre pas de garantie. Si vous croyez que l'évaluation des besoins était de mauvaise foi et avait pour but d'obtenir un meilleur prix, on peut alors entreprendre des mesures légales. Les décisions rendues diffèrent et sont basées sur du cas par cas.

Les coupures ont-elles des répercussions sur vous ?

Oui et non tout dépend de la nature des coupures. Connaissez vos clients présent et potentiels, informez-vous auprès d'eux de leurs prévisions futures.

Pourquoi un appel d'offre est annulé alors que j'étais prêt à soumissionner?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il peut y avoir annulation d'un appel d'offre: réaliser que l'appel d'offre n'est pas assez complet, s'apercevoir que quelqu'un a eu des informations privilégiées, coupure budgétaire, usager qui décide de changer des spécifications, et plusieurs autres.


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Comment gagne-t-on des contrats sans appel d'offres?

Les appels d'offres publics sont un mécanisme pour attribuer des contrats de grande envergure (d'une valeur de plus de 100 000$), des contrats pluriannuels ou pour des contrats où l'on désire avoir de la concurrence afin d'obtenir un meilleur prix. Pour les achats moins importants, on a recours aux appels d'offres sur invitation et aux contrats gré à gré.

  • Sur invitation: Les acheteurs invitent tour à tour certaines entreprises à soumissionner en leur envoyant une invitation à soumissionner.
  • Gré à gré: L'acheteur peut acheter systématiquement un produit ou un service, sans avoir recours à quelconque concurrence. Cece peut arriver pour toutes sortes de raisons, mais surtout s'il y a un fournisseur unique pour un produit spécialisé, un manque de concurrence dans le marché, un besion urgent, etc.

C'est la responsabilité du fournisseur d'influencer l'achat vers ses produits ou services en communiquant avec les organismes pour se faire connaître.

Trouvez un organisme d'achat et demandez à être invité à soumissionner

Vous pourriez appeler toutes les municipalités et les autres organismes de votre région mais les chances que vous tombiez sur la personne qui s'occupe des achats pour vos produits ou vos services est quand même assez mince. Il faut être plus efficace.

On vous propose ici une manière de trouver ceux qui achètent ce que vous vendez en démarrant par la fin. Faites une recherche des contrats passés, mais quand même assez récents, qui ont été accordés sur invitation ou gré à gré pour des produits et services semblables aux vôtres.Vous pouvez également vérifiez si les entreprises à qui ces contrats ont été accordés sont similaires à la vôtre (si elles offres approximativement les mêmes produits ou services).

On ne sait souvent pas où classer ces renseignements hétéroclites et lorsqu'on les recherche par la suite, on ne sait plus où les trouver. Prenez des notes et colligez le tout dans un tableur électronique ou dans un logiciel «nuagique» gratuit comme Evernote (www.evernote.com), afin de pouvoir créer une mémoire corporative.

Le Séao, dans son interface de recherche avancée, permet de cibler soit les organismes d'achats (si vous savez à qui vous voulez vous adresser), le statut d'avis pour gré à gré ou encore sur invitation.

Pour être invité

Prenez les coordonnées des acheteurs qui auront passés des contrats qui semblent qualifiés pour votre entreprise, présentez-vous et dites tout simplement que vous avez trouvé leurs renseignements sur Séao et aimeriez vous aussi être invités la prochaine fois qu'un appel d'offres sur invitation sortira. Cela revient à s'inscrire au fichier fournisseurs. Ne soyez pas surpris si on vous répond qu'il faut avoir une place d'affaires dans la région pour pouvoir être inscrit, ou encore qu'on donne priorité aux entreprises locales.

Demandez toujours à parler avec le(s) responsable(s) des approvisionnements pour les produits ou services que vous vendez car c'est à eux que revient la décision de limiter les invitations à soumissionner. Si la concurrence dans la région donnée est trop faible ou si des produits plus spécialisés répondant mieux aux critères lui sont offerts, le professionnel en approvisionnement donnera bon accueil aux offres de l'extérieur.

Dites-vous que ce qui compte est de démontrer une réelle intention de débuter une relation entre vous et l'organisme, ainsi que la capacité de maintenir cette relation en réalisant des suivis (aux 3 ou 6 mois) pour échanger sur les besoins à venir. Demandez au départ la permission d'écrire ou d'appeler et suivez votre entretien avec un premier courriel de salutation. Prenez des nouvelles au début sur :

  • Les projets récemment passés (bons points, mauvais points, prix, fournisseurs)
  • Les projets à venir (budget, roulement de matériel prévu ou renouvellement de fournisseur de services)
  • L'intervalle d'attente qui serait adéquat avant d'entrer en contact avec eux pour prendre des nouvelles des achats à venir

Une fois invité

Si vous ne pouvez pas répondre à un appel d'offres par invitation (à cause d'un manque de temps ou de disponibilité ou simplement d'un désir de ne pas soumissionner), répondez tout de suite par écrit ou par téléphone, comme vous le feriez pour votre meilleur client. De plus, prenez bien soin d'écrire la date dans votre correspondance.

Si votre prix doit attendre, faites-le savoir. Assurez-vous que les gens avec qui vous faites affaires sont au courant que vous allez déposer un prix et à quel moment vous avez l'intention de le faire. Ils pourront alors vous informer si cela pose problème.

Au fur et à mesure que vous progressez, vous devriez assurément augmenter le nombre et la valeur des contrats obtenus sans appels d'offres.

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