Il est facile de trouver des appels d’offres car ils sont disponibles sur de nombreux sites web et facilement accessibles. En utilisant des mots clés appropriés, on peut certainement tirer son épingle du jeu. Cependant, la difficulté réside dans le fait que les appels d’offres sont souvent regroupés par donneurs d’ordres, comme les provinces, états, ou par des agrégateurs qui reprennent en tout ou en partie les opportunités de d’autres site webs. Les devis et addendas ne sont pas copiées, il faudra retourner au site d’où origine l’offre et ce lien vers l’opportunité n’est jamais fournie (à moins que l’acheteur lui-même republie volontairement pour augmenter la visibilité dans quel cas, il prend soins d’ajouter un lien).
Ces agrégateurs ne divulguent pas les autres sources desquelles ils obtiennent leurs appels d’offres, se contentant de mentionner le nombre total d’opportunités publiées, avec l’espoir d’attirer les utilisateurs à s’abonner à leurs services mensuels. La liste n’est jamais disponible parce qu’ils ne peuvent garantir la régularité des sources copiées. Les sites d’appel d’offres se livrent une réelle guerre technologique pour empêcher les uns et les autres afin d’empêcher les copies d’information sur les appels d’offres d’un site à l’autre et les robots deviennent de plus en plus performants et continuent. Vous remarquerez que plusieurs sites avertissent les fournisseurs que pour soumissionner, il faudra avoir obtenu les devis en votre nom, à partir de votre compte sur le site ou l’appel d’offres est publiée. C’est essentiellement parce que pour être valide, vous devez avoir reçu tous les addendas sinon vous pourriez avoir raté des changements importants et votre soumission serait incomplète. Par souci légaux, vous devez avoir reçu et tenu compte de tout addenda rattaché à l’opportunité que vous désirez soumissionner.
Les opportunités sont classées par catégories (il existe plusieurs types de catégorisations des biens et services, l’accord sur le commerce Intérieur qui gère l’affichage électronique des appel d’offres au Canada laisse à chaque palier gouvernemental les soins d’établir avec quel système les appel d’offres seront catégorisées. Les autres champs sont davantage propres aux accords commerciaux et sans utilités pour les fournisseurs.
Pour bien faire la recherche d’appel d’offres : Il faut considérer que les opportunités légitimes au site web consulté, ce sont les opportunités qui comportent des devis officiels. Il faut lire les nouvelles opportunités publiées chaque jours de manière à rien rater. En premier, sans égard aux catégories choisies par les acheteurs (souvent erronées) et tester les outils d’alertes offertes pour voir si cela vous conviendrait. Vous l’aurez deviné, vous vous retrouverez avec une liste de sites à chercher manuellement et plusieurs courriels d’alerte à relire sans compter la lecture plus approfondie des plus intéressantes opportunités.
Ainsi, la méthode la plus efficace pour chercher des appels d’offres implique de cibler géographiquement les sites des acheteurs finaux, là où sont publiés les devis et addendas officiels. Il est crucial de viser un rayonnement géographique précis et de qualifier les publications pour s’assurer que les catégories utilisées pour segmenter les appels d’offres sont correctes. De plus, il faut vérifier la fréquence des publications et surtout surveiller attentivement les mots utilisés pour créer des vigies efficaces, ainsi que les courriels d’alertes. Il est important de noter qu’un manque de courriels d’alerte ne signifie pas toujours qu’il n’y a pas d’opportunités, car les systèmes d’envois d’alertes par courriels peuvent parfois tomber en panne ou sauter certains jours.
Relisez toutes les nouvelles opportunités publiées, relevés celles qui n’ont pas été capturées par vos alertes de courriel et corrigez votre filtre jusqu’à ce que vous ayez confiance de capturer les bonnes opportunités sans trop en écarter (faux positifs).
Voici ce qu’il faut faire pour optimiser la recherche des appels d’offres :
| Étape | Description |
| 1. Liste des sites à surveiller | Faire une liste des sites et des acheteurs ciblés (Exemple : si on vise le niveau fédéral, surveiller AchatCanada.ca et Merx pour Défense construction et autres sociétés de la couronne) |
| 2. Révision annuelle des sites | Revérifier chaque année car les sites peuvent changer et certains s’ajouter (Exemple : en 2024, Ariba a été ajouté avec un grand nombre d’appels d’offres fédéraux au Canada) |
| 3. Type de vigie | Décrire le type de vigie faite pour chaque site : visite manuelle et fréquence (journalier, hebdomadaire, courriel, etc.) |
| 4. Relever les lacunes | Identifier les lacunes observées dans le processus et expliquez les moyens pour parvenir quand même vigie convenable (Exemple : Faire une requête manuelle chaque semaine pour vérifier la similarité des résultats obtenus par les alertes courriels et en ligne) |
A fur et à mesure que vous avancerez dans votre vigie, vous raffinerez vos méthodes. Une entreprise devrait toujours tenir un
Au fur et à mesure que vous avancerez dans votre vigie, vous raffinerez vos méthodes. Une entreprise devrait toujours tenir un registre précis des informations sur les sites web surveillés et de la méthode utilisée pour trouver les opportunités. Cela est essentiel pour qu’une relève puisse reprendre le travail à tout moment, notamment en cas de roulement de personnel, afin de ne manquer aucune opportunité en cas de pause.
Il est crucial de comprendre que ce processus demande du temps et des efforts considérables. Recommencer ce travail à chaque interruption serait improductif. Pour être efficace, il est impératif de maintenir cette vigie de manière active et selon un calendrier rigoureusement respecté. Sans une mise à jour continue et disciplinée, les efforts de surveillance deviennent rapidement vains.