QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Si votre entreprise est en expansion et que votre marché s’étends sur plusieurs provinces voire pays(Canada, Usa et Mexique), Extrn est pour vous.

Les entreprises qui tirent le meilleur parti des services d’Extrn sont celles dont le marché s’étend sur plusieurs provinces ou territoires au Canada et aux États-Unis, ou une combinaison des deux. Dans ces types de marchés, une multitude de sources différentes d’appels d’offres entrent en jeu, rendant la tâche complexe et nécessitant les compétences spécialisées d’Extrn.

Avec ses capacités exclusives à moduler le service en fonction des équipes de travail ayant des besoins spécifiques à chaque région, Extrn offre une solution personnalisée. Cela signifie que les équipes reçoivent uniquement les opportunités qui les concernent, sans être importunées par des appels d’offres provenant de l’autre bout du pays. Une telle organisation évite l’inefficacité et l’habitude de considérer que tout ce qui est reçu n’est pas pertinent, ce qui pourrait amener les utilisateurs à ignorer les bonnes opportunités.

Le cout du service est plus conséquent, mais il est justifié par la complexité des marchés multiterritoriaux et les exigences élevées des clients. Extrn est spécialisé dans ces marchés complexes et offre une personnalisation à tous les niveaux. C’est cette spécialisation et cette capacité à s’adapter aux besoins uniques de chaque région qui font d’Extrn un partenaire de choix pour les entreprises ambitieuses et exigeantes.

En résumé, pour les entreprises opérant sur plusieurs territoires avec des besoins variés et complexes, Extrn représente la solution idéale, permettant de maximiser les opportunités tout en minimisant les erreurs et les inefficacités.

Comment débuter avec Extrn

Consultez les « Questions fréquemment posées » qui couvrent tous les sujets pertinents.  Ca pourrais aider à soulever d’autres questions que vous vous posez.

• Enhsuite, sur la page principale Extrn.ca, Cliquez « démonstration rapide » après avoir remplis le petit formulaire (vos données restent confidentielles et ne sont partagées avec personne).
• Après avoir visionné la courte vidéo (2 minutes 30), si vous êtes intéressé, cliquez en bas de la page pour réserver une démonstration personnalisée.

La démonstration personnalisée est destinée à la direction de l’entreprise. La personne qui signera l’entente avec Extrn devrait être présente pour éviter des rencontres improductives. Le contenu du site web est suffisant pour s’informer et se faire une idée claire du service. Invitez les membres de l’entreprise qui effectuent des recherches d’appels d’offres et ceux qui utiliseront Extrn pour poser des questions pertinentes et décrire comment ils cherchent actuellement leurs appels d’offres et où se trouvent les difficultés.

Nous réalisons les rencontre en Teams et elles sont enregistrées pour partager avec l’équipe les réels passage ou vous expliquerez votre besoin.  Vous regarder et entendre expliquer est beaucoup mieux que de lire des mots clés sans contexte, c’est notre facon d’offrir un service personnalisé.

Après nous avoir expliqué vos recherches à vous et vos difficultés, nous montrerons comment nous nous y prendrons (partage d’écran), comment nous contournerons les difficultés et faciliterons le travail de votre équipe tout en collaborant étroitement et surtout, les traces laissées pour demander de la rétroaction et approbations tout comme un employé ferait à l’interne.

Insister sur la rétroaction continue et les courtes réunions: Le succès de l’expérience repose sur la rétroaction. Une courte réunion (environ 10 minutes) tous les trois mois aidera grandement à ajuster le service, maximiser la satisfaction et surtout les retombées.  On repasse la plateforme qui regroupe toutes les opportunités pour parler brièvement des opportunités et leur pertinence et retombées.  Beaucoup d’entreprises font ce travail à l’interne, et on parles que des plus importantes à savoir pour Extrn.

Pendant la démonstration, après avoir pris note de vos demandes précises, nous vous ferons une offre détaillée avec prix et dispositions. Si vous acceptez, nous transmettrons l’offre à signer le même jour et le service peut débuter dès le lendemain avec une revue des opportunités ouvertes et une recherche quotidienne.

Détail technique intéressant pour les grandes organisations

Pour les grandes équipes de ventes, Extrn offre des courriels personnalisés par divisions. Les opportunités contenues dans les courriels Extrn sont personnalisées par équipe ou territoire. Les équipes sont divisées en groupes qui apparaissent comme des onglets sur la plateforme Extrn, que le client peut organiser selon ses besoins. On peut assigner des utilisateurs par onglet et un index de recherches particulier par onglet, et chacun reçoit les opportunités pertinentes pour lui/elle.

Par exemple, les agents de ventes au Québec ne reçoivent que les appels d’offres provenant de cette province, et il en va de même pour les autres provinces ou territoires. De même, pour les groupes de produits, certains reçoivent des services, d’autres des produits. En cas de changements dans l’entreprise et de réaffectation des contacts, vous pouvez modifier l’affectation à tout moment et les courriels d’opportunités suivront.

Tout est conçu pour fournir à chacun le contenu le plus pertinent possible et pour que les opportunités soient bien vues et lues.

Les arrangements sont sans frais et inclus dans le service.

Mieux comprendre les besoins du client

La démonstration personnalisée permet à Extrn de mieux comprendre les besoins spécifiques de chaque client. Lors de cette session, les experts d’Extrn peuvent poser des questions ciblées, analyser les attentes et les contraintes de l’entreprise, et adapter leur recherche d’opportunités en conséquence. Cela garantit que chaque recommandation est parfaitement alignée avec les objectifs du client, offrant ainsi une valeur ajoutée immédiate.

Précision et pertinence des opportunités

Contrairement à une période d’essai où l’utilisateur pourrait être confronté à une interface complexe et faire de mauvaises interprétations, une démonstration personnalisée permet de montrer concrètement comment les opportunités sont trouvées et analysées. Les experts d’Extrn peuvent présenter des exemples réels, commenter chaque proposition, et expliquer la méthodologie utilisée. Cela donne au client une vision claire et précise de la qualité et de la pertinence des opportunités proposées.

Exposition de la méthode de recherche

La démonstration est également l’occasion idéale pour Extrn de démontrer sa méthode de recherche unique. En expliquant les étapes du processus, de l’analyse des besoins à l’identification des opportunités, les experts montrent leur savoir-faire et leur capacité à déceler des détails cachés que les outils automatisés pourraient manquer. Cette transparence dans la démarche renforce la confiance du client envers le service.

Établissement d’un lien de confiance

La démonstration joue un rôle crucial dans l’établissement d’un lien de confiance entre Extrn et ses clients. En montrant le soin et l’attention apportés à chaque recherche, Extrn démontre son engagement et son expertise. Les clients peuvent ainsi constater la qualité du service et prendre une décision éclairée quant à leur adhésion. Cette approche personnalisée permet de poser les bases d’une collaboration fructueuse et durable.

Un avant-goût concret et convaincant

Comme un gant fait sur mesure, la démonstration permet de comprendre les besoins spécifiques du client tout en offrant un avant-goût concret du service d’Extrn. Plutôt qu’une période d’essai où les contrats cherchés ne seraient pas publiés ou pourraient être mal interprétés, la démonstration expose clairement la valeur ajoutée du service. Les entreprises réalisent ainsi l’ampleur des bénéfices possibles et sont plus enclines à adopter le service d’Extrn.

Conclusion

En résumé, une démonstration personnalisée est bien plus bénéfique qu’une période d’essai pour les entreprises souhaitant retenir les services d’Extrn. Elle permet de mieux comprendre les besoins du client, garantit la précision et la pertinence des opportunités, expose la méthode de recherche, établit un lien de confiance, et offre un avant-goût convaincant du service. Inscrivez-vous dès maintenant pour une démonstration personnalisée et découvrez comment Extrn peut transformer votre façon de saisir les opportunités.

Richard Chénier, propriétaire:  » Nous cherchons vos appels d’offres de la même manière que vous le feriez si vous aviez tout le temps du monde à y consacrer, un site à la fois à tout lire pour trouver les opportunités les plus pertinentes pour vous ».

Chaque site est scruté par Extrn, au Canada c’est 310 et aux États-Unis, on en est à 614 et on se dirige vers 2000 sites par jours. Certains sites sont carrément scrutés à la main avec une simple recherche de toutes les nouvelles opportunités du jour précédent et le recherchiste lis une à une les opportunités, pour d’autres c’est un courriel regroupant TOUTES les opportunités nouvellement publiées. Un outil spécialement développé par Extrn scrute une longue liste de petit site web pour scruter les changements d’une journée à l’autre, un agent révise à l’aide d’un index les nouveautés et ainsi, on ratisse toutes les sources chaque jours.

Les sites annonçant les projets à venir, les Avant-projets sont aussi scrutés et s’affichent différemment dans le courriel envoyé chaque jour. Les clients sont invités à communiquer toutes pages d’avant-projets publics qu’ils souhaitent ajouter à la recherche quotidienne qui est ensuite faite par des humains pour les meilleurs référencements.

Extrn trouve des contrats que les mots clés classiques ne détectent pas. En collaboration avec votre direction des ventes, nous créons un Index de recherches précis, plus qu’une simple liste de mots clés. Contrairement aux sites d’appel d’offres, nous comprenons d’abord l’appel d’offres pour mieux l’associer aux besoins du client. En lisant chaque opportunité une à une, nous référencions les meilleures qui auraient pu être omises.

 

Chaque client fournit des retours pour affiner la recherche en continu, ce que les outils informatiques et l’intelligence artificielle ne peuvent pas faire aussi précisément. Parfois, nous analysons les devis en profondeur et utilisons l’IA pour résumer les projets complexes. Ainsi, notre recherche identifie des contrats introuvables par les méthodes conventionnelles basées uniquement sur les mots clés.

Ce qui rend Extrn unique, c’est l’intégration de l’expertise humaine dans le processus de recherche. Contrairement à l’intelligence artificielle et aux autres outils automatisés, les spécialistes d’Extrn comprennent les nuances et les spécificités des besoins de chaque entreprise. Ils ne se contentent pas de chercher des mots clés, mais analysent en profondeur chaque opportunité pour s’assurer qu’elle correspond parfaitement et des fois pas tout à fait parfaitement aux exigences de leurs clients, mais la pertinence est de mise.

Expérience de l’équipe de recherche

Les experts chez Extrn utilisent leur savoir-faire et leur expérience pour déceler les détails cachés et les subtilités que les algorithmes d’intelligence artificielle pourraient manquer. Par exemple, ils peuvent identifier des opportunités potentielles en lisant entre les lignes des descriptions de projets, en interprétant les intentions derrière les mots, et en évaluant la viabilité des propositions en tenant compte du contexte commercial actuel.

Une touche personnalisée à chaque recherche d’appel d’offres

Ils collaborent étroitement avec leurs clients pour comprendre leurs objectifs commerciaux, leurs contraintes spécifiques, et leurs critères de succès. Cette approche sur mesure garantit que chaque recommandation est non seulement pertinente, mais également stratégique, optimisant ainsi les chances de réussite.

Comment Extrn communique habilement les opportunités trouvées

Extrn comprend que le titre d’un appel d’offres peu éloquent pourrait ne pas attirer l’attention de ses clients. Pour contrer cela et bien informer ses clients, Extrn ajoute des extraits du devis, des fichiers, voire même un résumé en guise de commentaire du recherchiste. Cette approche va au-delà de la simple référence, orientant la communication vers un mode conversationnel avec le lecteur. La collaboration qui en résulte fait des merveilles, permettant une compréhension approfondie et une prise de décision éclairée.

En somme, Extrn mêle habilement la précision de la technologie avec la sagesse et l’intuition humaines, offrant ainsi un service de recherche d’opportunités incomparable et inégalé. Là où les outils automatisés échouent souvent à fournir des résultats entièrement satisfaisants, Extrn excelle grâce à l’implication directe de ses experts, assurant ainsi une valeur ajoutée incontestable pour ses clients.

Oui, comparativement avec les outils informatiques qui peuvent avoir des problèmes techniques il arrive que nous commettions des erreurs, affirmer le contraire serait odieux. Lorsqu’il s’agit de relire quotidiennement les appels d’offres des erreurs humaines sont aussi possible mais avec autant d’années d’expériences, nous avons appris à mettre tous les moyens en place pour le minimiser au plus possible.

Nos clients nous signalent parfois des contrats dont ils ont entendu parler ou qu’ils ont trouvés eux-mêmes, mais que nous n’avons pas retenus. Ces plaintes, loin d’être perçues comme des critiques négatives, sont en réalité un témoignage de leur envie de collaborer étroitement avec nous. Elles montrent également leur confiance en notre capacité à nous améliorer continuellement.

Ce que nos clients mentionnent souvent, que ce soit lors de discussions formelles ou informelles, c’est que pour chaque opportunité manquée par erreur, pour des problèmes techniques ou parce qu’elle semblait ambigüe, il y a eu de nombreuses autres opportunités que nous avons identifiées et qu’eux auraient ratées sans notre intervention. Leur satisfaction est telle que les omissions ponctuelles sont généralement excusées, car les aspects positifs de notre service l’emportent largement sur les points négatifs.

En réalité, les rappels sur les appels d’offres manqués sont des témoignages de l’importance qu’ils attachent à notre service et de leur désir de nous voir progresser et atteindre une perfection, certes idéale, mais qui nous motive à toujours chercher à nous améliorer. Nos erreurs nous permettent de renforcer notre collaboration avec nos clients, assurant ainsi une meilleure compréhension de leurs besoins et une optimisation continue de notre processus de sélection des opportunités.

En somme, les erreurs occasionnelles font partie intégrante de notre processus d’apprentissage et d’amélioration, et elles sont atténuées par le nombre considérable d’opportunités que nous parvenons à identifier avec succès pour nos clients. Nous apprécions grandement les retours de nos clients, qu’ils soient positifs ou constructifs, car ils nous aident à affiner notre approche et à offrir un service de plus en plus précis et efficace.

Extrn est unique sur le marché, car peu d’entreprises osent s’engager dans l’imputabilité, ce qui exige une réelle volonté d’aider et de garantir un bon service client basé sur l’expérience. La satisfaction des clients repose sur la confiance et la collaboration. Les outils modernes en libre-service sont insuffisants, car ils laissent l’utilisateur commettre des erreurs. Extrn, bien que faillible, utilise au mieux l’intelligence humaine.

Admettre ses erreurs est essentiel pour rester honnête.

Le service est unique en son genre puisque tous les autres services qui pourraient être considérés « concurrents » ne le sont pas, ce sont des bases de données qui recopient les appel d’offres et offrent des recherches par mot clés et des rapports par courriels.

Sans Extrn : Il vous faudra un compte sur chaque site pour lire l’avis et les devis, avec Extrn, vous voyez les avis et les devis en partie (juste ce qu’il faut).  Vous irez acheter si l’opportunité vous intéresse.

Comparaison

Extrn n’as pas de concurrents parce qu’aucun service n’offre à la fois le service personnalisé de recherches humaines et en plus, de tous les sites d’offres.

Explication :

Les sites web clamant offrir des milliers d’appel d’offres copient les opportunités de certains autres sites sans les détails (Les autres sites couverts et le niveau de détail couvert) à cause des droits d’auteurs et légaux puisqu’ils publient les opportunités, on ne voit que les avis d’appel d’offres et le service est de renvoyer des alertes issues de filtres de mot clés par.

Extrn se distingue 1- parce qu’Extrn ne publie rien et 2- la relation est de un à un (Extrn à chacun de ses client) par une approche personnalisée ou chaque client reçois le résultat d’une recherche juste pour lui, couvrant son rayon géographique propre à lui; le type de contrats spécifique, les clients recherchés ect. . Il n’y a pas de concurrents parce qu’aucun autre service n’offre une recherche aussi exhaustive et individualisée pour chaque client en plus de couvrir l’ensemble des sites d’appels d’offres disponibles.

Ce pourrais-t-il qu’Extrn ne soit pas pour moi?

Oui, si vos besoins sont très particuliers, que votre marché soit trop niché ou localement offerts, nous vous offrirons sans frais de concevoir des filtres puissants et précis pour vous servir mieux.  Il arrive que les services d’Extrn soient trop particuliers pour certains besoins et nous offrons gratuitement une courte formation / coaching pour utiliser les outils des sites web d’appel d’offres pour épargner du temps et des efforts superflus.

Un exemple serait une entreprise de services de soins de santés au Québec : Le site Québécois Séao offre suffisamment de filtres pour parvenir à un résultat parfaitement adapté à même le compte de l’entreprise sur ce site (on suggère des fois une forme hybride ou le client s’occupe de son compte Séao et Extrn pour le reste du Canada là ou le service d’Extrn est plus performant).

Extrn est comme le site des sites d’appel d’offres quand on pense que tout les sites d’appel d’offres publics au Canada et aux États Unis sont scrutés chaque jours.

Des centaines de sites au Canada et aux États-Unis.

Au Canada, Extrn affiche la liste des sites surveillés à même la page des « sites surveillés » Les sites d’appel d’offres se séparent en deux grands types : ceux qui sont gérés par les entités publiques et ceux qui sont gérés par des entreprises privées. Les entités publiques veillent au bon fonctionnement et à la distribution des devis eux-mêmes. En revanche, les entreprises privées agissent comme des agrégateurs, republient en partie les appels d’offres qui ont été publiés par d’autres. Cependant, ces agrégateurs ne nomment souvent pas les sources originales car les références sont souvent incorrectes, avec des interruptions sans explications, des détails manquants et souvent sans liens vers les pages d’origine. Cela empêche les lecteurs de consulter de manière autonome les appels d’offres et de scruter davantage leurs détails. Extrn exclut les agrégateurs et ne cherche que les pages originales. Agissant en tant que chargé de votre entreprise, les résultats d’Extrn ne concernent que vous. En ce sens, Extrn est légitime et peut faire mieux que n’importe quel site d’appel d’offres agrégateur car il couvre toutes les sources tout le temps.

Page du site www.extrn.ca qui montre les sites Canadiens d’appel d’offres qu’Extrn scrute tous les jours pour vous.

Carte ou vous pouvez cliquer sur chaque état pour connaître le nom des organsimes scrutés par Extrn

Aux États-Unis, on affiche sur une carte les états Américains et le nom des organismes est visible en cliquant sur chaque états Lorsqu’on examine comment les sites d’appel d’offres sont organisés aux États-Unis et dans chaque État, on constate qu’il s’agit d’un système bien structuré. Chaque utilisateur doit apprendre à soumissionner et à remporter des contrats. Nous avons décidé d’investir du temps pour comprendre chaque site, ce qui nous permet d’aider nos clients à naviguer dans les documents d’appel d’offres, car nous connaissons nos sites par cœur. Les États-Unis ont toujours été un pays riche avec de nombreux sites à découvrir. Les appels d’offres peuvent se trouver sur un site, les documents sur un autre, et un troisième site pour télécharger vos soumissions. Certains sont gratuits, tandis que d’autres nécessitent un abonnement qui peut prendre du temps à finaliser. Vous devrez peut-être télécharger des documents fiscaux et d’autres documents officiels prouvant l’identité de votre entreprise. Nous avons effectué le processus complet sur chaque site et nous vous indiquerons quoi faire lorsque nous trouverons une opportunité pertinente. Cela représente un avantage considérable pour l’utilisateur qui n’investira du temps que lorsqu’un appel d’offres est trouvé, et non avant. Ce que vous trouverez qu’Extrn surveille aux États-Unis : Nous avons commencé en 2023 avec tous les États, suivis des 50 plus grandes villes (en termes de budget) et des D.O.T. (départements des Transports pour chaque État). Nous nous concentrons maintenant sur le secteur universitaire et de la santé. En janvier 2025, nous surveillons 633 sites et visons environ 2000 sites d’appel d’offres publics. Le service d’appel d’offres aux États-Unis est vendu sous forme d’abonnement américain ou combiné avec un service de référence d’appel d’offres public canadien.

Abonnements annuels seulement avec arrangements et prix spécifique à chaque client.

Extrn offre un service personnalisé qui diffère considérablement des simples bases de données de recherche d’appels d’offres. Nos abonnements annuels permettent de financer ce service sur mesure tout en assurant une prévisibilité des revenus, essentielle pour maintenir une qualité constante. Cette formule est non seulement plus économique pour nos clients, mais elle garantit également un ajustement continu du service.

Pour que notre recherche reste parfaitement adaptée aux besoins de chaque client, des réunions en personne ou en ligne sont indispensables. Ces rencontres régulières permettent de discuter des opportunités référées et de réajuster la recherche personnalisée. Contrairement aux échanges impersonnels par courriel, ces discussions directes renforcent la relation de confiance avec le gestionnaire de compte, qui agit comme porte-parole de toute l’équipe.

Les renouvèlements de nos abonnements sont automatiques, avec une obligation pour le client d’aviser 60 jours à l’avance s’il ne souhaite pas renouveler. Nous ne négocions pas les conditions chaque année, mais en cas de changement de prix ou de conditions, Extrn s’engage à communiquer en temps opportun avec chaque entreprise pour expliquer les modifications et répondre aux questions.

Nous demandons à nos clients de respecter strictement le critère de paiement dans les 30 jours ainsi que l’abonnement annuel, car ces facteurs sont cruciaux pour maintenir le cout économique du service. Pour les nouveaux abonnés, il est possible de se désabonner sans pénalités après six mois de service la première année. Par la suite, l’abonnement devient annuel.

Les sites agrégateurs qui copient juste les avis, pas les devis.

Quand le texte d’un avis n’est pas suffisamment documenté, Extrn poursuit dans les devis et trouve ce qu’aucune recherche par mot clés peut couvrir. La longue Expérience Extrn en recherche d’opportunités permet aux recherchistes d’étendre la vigie aux devis, et quand cela
n’est pas assez, l’analyse de la liste des entreprises soumissionnaires sert à établir la relation entre vous et l’appel d’offres.

On peut pas faire de limonade sans citrons prends son sens parce qu’avec tous les détails manquants, les sites de recherches par mot clés s’arrête vite tandis qu’Extrn vas bien au dela.

Recherche d’Appels d’Offres : Pourquoi Extrn Surpasse les Alertes par Mots Clés »

Dans le monde des affaires, la recherche d’appels d’offres est une tâche cruciale pour les entreprises souhaitant décrocher de nouveaux contrats et le réel travail ne débute qu’après avoir déniché ces appels d’offres intéressantes. Cependant, la méthode utilisée pour cette recherche peut faire toute la différence entre le succès et l’échec. Bien que les outils d’alertes par mots clés soient populaires, ils sont souvent inefficaces et peuvent entrainer une perte de temps considérable. Voici pourquoi la recherche manuelle, en lisant les opportunités nouvelles une à une, est plus efficace et pourquoi il est judicieux de faire appel à un recherchiste comme Extrn inc. pour effectuer ce travail.

Les outils d’alertes par mots clés sont conçus pour automatiser la recherche d’appels d’offres en envoyant des notifications basées sur des termes spécifiques. Cependant, cette méthode présente plusieurs inconvénients majeurs :

Les limites des alertes par mots clés

1. Faux positifs :Les alertes par mots clés génèrent souvent des résultats non pertinents. Les mots clés peuvent apparaitre dans des contextes qui n’ont rien à voir avec les besoins de l’entreprise, ce qui oblige les utilisateurs à trier manuellement une multitude de résultats inutiles1.
2. Manque de précision : Les appels d’offres sont souvent rédigés de manière complexe et variée. Les outils d’alertes par mots clés ne peuvent pas toujours saisir les nuances et les spécificités des opportunités, ce qui peut entrainer la perte de contrats potentiellement intéressants.

Les avantages de la recherche manuelle qu’Extrn fait pour vous chaque jour.

1. Temps et frustration : La gestion des alertes par mots clés peut devenir une tâche chronophage et frustrante. Les utilisateurs doivent passer en revue de nombreux résultats pour trouver les opportunités pertinentes, ce qui peut les décourager et les amener à abandonner la recherche.

En revanche, la recherche manuelle d’appels d’offres, en lisant chaque opportunité une à une, offre plusieurs avantages significatifs :

1. Pertinence accrue : En lisant chaque opportunité, les chercheurs peuvent évaluer la pertinence de chaque appel d’offres en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Cela permet de s’assurer que seules les opportunités les plus pertinentes sont retenues.
2. Analyse approfondie : La recherche manuelle permet une compréhension plus approfondie des appels d’offres. Les chercheurs peuvent identifier des détails cachés et des subtilités que les outils automatisés pourraient manquer, ce qui augmente les chances de succès.
3. Personnalisation :En travaillant avec un recherchiste comme Extrn inc., les entreprises bénéficient d’un service personnalisé. Les chercheurs d’Extrn inc. collaborent étroitement avec les clients pour comprendre leurs objectifs commerciaux et leurs critères de succès, garantissant ainsi des recommandations stratégiques et pertinentes.

Lorsque la recherche Extrn est terminée, le chercheur envoie une commande et chaque utilisateur de votre entreprise reçoit un courriel personnalisé pour sa division avec les résultats de recherche adaptés à l’index spécifique que votre entreprise et Extrn ont établi.

Pour trouver des appels d’offres, il faut faire une vigie, un ratissage internet des opportunités publiées.  Il faudra dépenser pour obtenir un compte au nom de votre entreprise et encourir souvent des frais pour l’acquisition des devis et addendas (les addendas sont les modifications à l’appel d’offres dont il faut tenir compte dans sa soumission).

Il est facile de trouver des appels d’offres car ils sont disponibles sur de nombreux sites web et facilement accessibles. En utilisant des mots clés appropriés, on peut certainement tirer son épingle du jeu. Cependant, la difficulté réside dans le fait que les appels d’offres sont souvent regroupés par donneurs d’ordres, comme les provinces, états, ou par des agrégateurs qui reprennent en tout ou en partie les opportunités de d’autres site webs.  Les devis et addendas ne sont pas copiées, il faudra retourner au site d’où origine l’offre et ce lien vers l’opportunité n’est jamais fournie (à moins que l’acheteur lui-même republie volontairement pour augmenter la visibilité dans quel cas, il prend soins d’ajouter un lien).

Ces agrégateurs ne divulguent pas les autres sources desquelles ils obtiennent leurs appels d’offres, se contentant de mentionner le nombre total d’opportunités publiées, avec l’espoir d’attirer les utilisateurs à s’abonner à leurs services mensuels.  La liste n’est jamais disponible parce qu’ils ne peuvent garantir la régularité des sources copiées.  Les sites d’appel d’offres se livrent une réelle guerre technologique pour empêcher les uns et les autres afin d’empêcher les copies d’information sur les appels d’offres d’un site à l’autre et les robots deviennent de plus en plus performants et continuent.   Vous remarquerez que plusieurs sites avertissent les fournisseurs que pour soumissionner, il faudra avoir obtenu les devis en votre nom, à partir de votre compte sur le site ou l’appel d’offres est publiée.  C’est essentiellement parce que pour être valide, vous devez avoir reçu tous les addendas sinon vous pourriez avoir raté des changements importants et votre soumission serait incomplète.  Par souci légaux, vous devez avoir reçu et tenu compte de tout addenda rattaché à l’opportunité que vous désirez soumissionner.

Les opportunités sont classées par catégories (il existe plusieurs types de catégorisations des biens et services, l’accord sur le commerce Intérieur qui gère l’affichage électronique des appel d’offres au Canada laisse à chaque palier gouvernemental les soins d’établir avec quel système les appel d’offres seront catégorisées.  Les autres champs sont davantage propres aux accords commerciaux et sans utilités pour les fournisseurs.

Pour bien faire la recherche d’appel d’offres :  Il faut considérer que les opportunités légitimes au site web consulté, ce sont les opportunités qui comportent des devis officiels.  Il faut lire les nouvelles opportunités publiées chaque jours de manière à rien rater.   En premier, sans égard aux catégories choisies par les acheteurs (souvent erronées) et tester les outils d’alertes offertes pour voir si cela vous conviendrait.  Vous l’aurez deviné, vous vous retrouverez avec une liste de sites à chercher manuellement et plusieurs courriels d’alerte à relire sans compter la lecture plus approfondie des plus intéressantes opportunités.

Ainsi, la méthode la plus efficace pour chercher des appels d’offres implique de cibler géographiquement les sites des acheteurs finaux, là où sont publiés les devis et addendas officiels. Il est crucial de viser un rayonnement géographique précis et de qualifier les publications pour s’assurer que les catégories utilisées pour segmenter les appels d’offres sont correctes. De plus, il faut vérifier la fréquence des publications et surtout surveiller attentivement les mots utilisés pour créer des vigies efficaces, ainsi que les courriels d’alertes. Il est important de noter qu’un manque de courriels d’alerte ne signifie pas toujours qu’il n’y a pas d’opportunités, car les systèmes d’envois d’alertes par courriels peuvent parfois tomber en panne ou sauter certains jours.

Relisez toutes les nouvelles opportunités publiées, relevés celles qui n’ont pas été capturées par vos alertes de courriel et corrigez votre filtre jusqu’à ce que vous ayez confiance de capturer les bonnes opportunités sans trop en écarter (faux positifs).

Voici ce qu’il faut faire pour optimiser la recherche des appels d’offres :

A fur et à mesure que vous avancerez dans votre vigie, vous raffinerez vos méthodes.  Une entreprise devrait toujours tenir un

Au fur et à mesure que vous avancerez dans votre vigie, vous raffinerez vos méthodes. Une entreprise devrait toujours tenir un registre précis des informations sur les sites web surveillés et de la méthode utilisée pour trouver les opportunités. Cela est essentiel pour qu’une relève puisse reprendre le travail à tout moment, notamment en cas de roulement de personnel, afin de ne manquer aucune opportunité en cas de pause.

Il est crucial de comprendre que ce processus demande du temps et des efforts considérables. Recommencer ce travail à chaque interruption serait improductif. Pour être efficace, il est impératif de maintenir cette vigie de manière active et selon un calendrier rigoureusement respecté. Sans une mise à jour continue et disciplinée, les efforts de surveillance deviennent rapidement vains.

Les contrats publics par appel d’offres méritent une attention particulière pour plusieurs raisons.

Premièrement, ils représentent un marché stable et constant, non affecté par les fluctuations économiques. Les besoins publics existent en tout temps et doivent être satisfaits, même lors de crises économiques. Contrairement au secteur privé qui peut réduire ses dépenses en période de récession, les institutions publiques doivent continuer à fournir des services essentiels, ce qui garantit une demande continue et prévisible.

Deuxièmement, soumissionner pour des contrats publics est un gage de rentabilité. En évoluant dans un environnement compétitif, les entreprises se maintiennent en forme, affutent leurs compétences, et restent constamment confrontées à leur concurrence. Cela non seulement renforce leur résilience financière, mais aussi leur donne une excellente connaissance du marché et des pratiques de leurs concurrents. Cette dynamique compétitive est bénéfique pour la santé financière de l’entreprise, la stimulant à innover et à s’adapter rapidement.

Troisièmement, répondre aux exigences rigoureuses des contrats publics permet d’acquérir une précieuse expérience. Les entreprises apprennent à satisfaire une clientèle exigeante, ce qui les aide à maintenir une discipline stricte et à respecter des standards élevés de qualité. Cette rigueur et cette adaptation constante aux attentes élevées sont des atouts majeurs pour conquérir de nouveaux marchés, même face à une nouvelle concurrence.

En somme, les contrats publics par appel d’offres offrent une multitude d’avantages stratégiques et opérationnels, faisant de ce marché un pilier essentiel pour toute entreprise cherchant à assurer sa stabilité, sa croissance et sa compétitivité à long terme.

Les entreprises rentables maintiennent en moyenne 20% à 40% de leur chiffre d’affaires par contrats publics, l’industrie du vêtement, des meubles, de la construction, des services professionnels maintient leurs affaires grâce à ce marché.  Ce n’est peut-être pas le plus lucratif, mais c’est ce qui permet de se tenir la tête hors de l’eau quand on fait de gros investissements ou bien qu’il y ait une crise économique ou une simple augmentation des taux d’intérêt.  C’est un marché difficile à percer, mais nécessaire.

Extrn n’offre pas d’aide ou d’assistance à la rédaction de soumissions pour deux raisons principales. Premièrement, notre service étant offert à tous, y compris à des entreprises concurrentes, nous souhaitons éviter toute apparence de conflit d’intérêts. Pour cette raison, Extrn se tient à distance des soumissions de ses clients afin de maintenir une impartialité exemplaire.

Deuxièmement, toutes les ressources d’Extrn sont dédiées à servir l’abonnement annuel (ou biannuel) de chaque client. Nous avons pris la décision de spécialiser nos tâches vers la recherche des contrats plutôt que dans la réponse directe aux appels d’offres. Cependant, nous fournissons gratuitement des conseils généraux sur la rédaction d’une soumission. De plus, nous collaborons souvent avec nos clients pour identifier des points pertinents dans les avis qui pourraient échapper au rédacteur d’une proposition. En somme, notre collaboration se concentre principalement sur l’identification et la compréhension des opportunités, tout en laissant la préparation des soumissions à nos clients.

Du coaching général est offert et constitue souvent toute l’aide qu’une entreprise a besoin, une simple discussion au téléphone ou une rencontre Teams suffisent souvent à fournir la petite poussée qu’une entreprise a besoin pour apprendre à soumissionner et gagner des contrats.

Extrn connait ces pratiques et fournis que le lien ultime à ses clients utilisateurs, leur épargnant tout cet embêtement, car on aboutit toujours au lien ultime avec parfois des instructions.