Gardez la trace des appel d’offres et ajoutez les à vos favoris avec l’onglet favoris Extrn. Une page qui vous aidera à regrouper toutes les opportunités importante pour votre entreprise accessible en temps réel. Les rapports que vous produirez à partir de vos favoris permettrons de mesurer dans le temps vos efforts de ventes qui sont souvent ralayé aux oubliettes une fois la soumiission perdue. Mesurez aussi l’effet de vos stratégies de soumissions grâce aux notes et autres détails facilement ajoutés.
COMMENT GÈRER DES APPEL D’OFFRES AVEC EXTRN:
On gère les opportunités en les ajoutant à l’onglet favoris et en y ajoutant des informations utile à votre équipe de vente. Extrn ajoute les nouvelles opportunités tous les jours à partir des recherches et c’est vous qui gèrez les plus pertinentes pour votre entreprise.
Ajout/suppression d’opportunités dans le favoris: Glissez/déplacez une opportunitée en cliquant dans la boite du titre au dessus de l’onglet « Favoris » puis relâchez-là et Extrn copiera cette opportunitée dans l’onglet favoris. Vous pouvez aussi faire comme ceci: Au moment ou vous lisez une opportunitée en détails (cliquer so titre), dans la boite d’outils à droite, cochez la case « favoris » et elle sera ajoutée à l’onglet favoris.
On retire de la même manière mais à l’inverse; Glissez déplacez sur l’onglet tous par la boite du titre de l’offre ou décochez « favoris » à partir de la page de détails d’un appel d’offres..
Ajouter des renseignement à une opportunité: On peut ajouter des notes à chaque appel d’offres mais l’onglet favoris fournis davantage, puisque l’onglet favoris concernera principalement des opportunités sur lesquelles votre entreprise participera, vous disposez d’un champ « date d’échéance ». c’est vous qui déterminerez la date à retenir (une seule date peut être notée) mais vous pouvez la modifier en tout temps.
Ajouter une date d’échéance: En cliquant sur « ajouter » un calendrier apparaîtra, naviguez les mois et années puis cliquez sur le jour voulu, l’affichage écrit automatiquement la date pour vous et une couleur s’assigne à la date par rapport à la date d’aujourd’hui (vert pour plus de 10 jours entre la date et aujourd’hui, jaune pour moins de 10 jours et rouge pour les dates passées).
Ajouter une note: Ajoutez jusqu’à 10 000 caractères au champ de note pour chaque opportunités. Cliquez sur l’onglet représentant une note « carré avec stylo » dans la colone « vos notes » de l’appel d’offres en question et une boite texte s’ouvrira.
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Donnez du style à vos notes pour communiquer efficacement avec les outils d’éditions (exemple: couleurs pour certain type de renseignements, taille du texte ext). Notez que l’éditeur accepte les « ‘copier/coller » à partir d’extraits de site webs tels que les résultats de soumissions.
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Utilité des notes: Extrn comprends les communications multiples dans une entreprise entourant la période qui précéde la décision de soumissionner, aussi, les traces que l’on souhaite laisser pour d’éventuelles retours futurs vers l’opportunité, le client ou simplement le type d’achat. Le nom de l’utilisateur (présent ou passé) reste écrit tout à côté de la note et la date. Les notes Extrn agissent comme un babillard électronique. Très pratique pour se remémorer facilement des notes de plusieurs personnes et les actions dans le temps.
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Ajouté/Modifié par affichera le nom de l’utilisateur ayant ajouté ou modifié une offre.
Comment gèrer les opportunités et appel d’offres Extrn avec ces outils: Voici une facon de travailler et gèrer vos opportunités suggéré par Extrn et tiré d’une multitude d’exemples rapportés par la clietnèle.
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Le personnel de ventes consulte l’onglet tous pour lire et apprendre en détails sur chaque opportunités Extrn (fournis de la rétroaction lorsque nécéssaire à Extrn pour guider les recherches de tous les jours de manière à toujours optimiser les résultats de recherches).
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Le personnel de ventes sélectionne les opportunités correspondant aux désirs de la direction et les ajoute à l’onglet favoris.
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La direction accède à la page favoris et gère les opportunités en cliquant le titre pour lire en détail, en lisant les notes, les dates et le reste s’en suivra selon les méthodes de chaque entreprises. Soit la poursuite se fera à l’interne et cessera l’utilisation de la plateforme, soit les notes devraient servir à retenir ultimement les prix octroyé et le nom des gagnants pour chaque opportunité. L’utilité de la page favoris, tout comme la page « tous » réside dans les outils de colones qui permettent de chercher des mots spécifiques, dates et ensuite tout exporter sur Excel et créer des rapports d’efforts de ventes qui seront utiles pour les suivis sur de longues période de temps ou pour mesurer l’effet de stratégies de soumissions.